Desde que as empresas tomaram consciência de que os projetos de TI ajudam a reduzir custos, aumentar a produtividade e melhorar resultados, o número de projetos demandados pelas áreas de negócio cresce de maneira exponencial na mesa do CIO e de sua equipe.
Depois da crise financeira internacional, no entanto, o orçamento do departamento de tecnologia não acompanha o ritmo esperado de implementações. A saída encontrada por muitos excutivos para conciliar a situação está em priorizar as pequenas iniciativas, que exijam poucos recursos financeiros e tragam rápidos resultados para os usuários.
“A área de TI deve identificar o que chamo de projetos de oportunidade”, orienta o sócio da consultoria TGT Consult, Ronei Silva, ao definir que isso envolve todas as ações que podem ser adotadas em um tempo relativamente curto, mas trazem rápido retorno sobre investimento para a empresa. “Um prazo de três meses [para implementação] é o nirvana”, completa.
O grupo Dasa experimentou as vantagens de realizar uma iniciativa de curta duração e que trouxe ganhos imediatos para a companhia, que atua no segmento de medicina diagnóstica. O gerente de processos de TI da regional Sul da empresa, Miguel dos Santos Júnior, liderou um projeto que demorou apenas 15 dias para ser desenvolvido e, já no primeiro mês, resultou em uma redução de 15% a 20% na conta telefônica da corporação, que tem 300 unidades de atendimento, sob 19 marcas diferentes, e oferece 3 mil tipos de exames.
A iniciativa surgiu quando o gerente notou que faltava uma ferramenta que permitisse aos gestores de cada área de negócio controlar detalhadamente os custos mensais com telefonia dos diversos departamentos. Porém, a companhia já contava com uma planilha com o tráfego e o custo de voz detalhados por cada um dos ramais, a qual era fornecida mensalmente pela Siemens, a qual é responsável pelo outsourcing do serviços de voz da Dasa. “Com base nesse arquivo, montamos um processo para separar os dados por centro de custo”, conta o executivo.
O sistema desenvolvido pela equipe de TI permite que as informações (tráfego e custo) sejam acessadas por meio de uma página na web. Assim, o gestor de cada uma das 12 unidades de negócio pode acompanhar a conta telefônica detalhada por período. “Antes, a gestão dos custo com telefone era feita pelo departamento financeiro”, relata Santos Jr., que explica: “Agora, a maioria das áreas faz o controle mensalmente. Assim, consegue verificar um possível abuso em um mês e tomar as ações necessárias para reverter a situação.”
Após a adoção da ferramenta, o custo mensal do grupo Dasa com telefonia passou para, em média, 15 mil reais. A redução mais expressiva no valor, de aproximadamente 20%, foi obtida logo no primeiro mês de implementação do novo sistema de controle. E de acordo com o gerente, atualmente a conta está estável graças ao fato de os funcionários utilizarem os recursos telefônicos da empresa de forma mais consciente do que faziam no passado.
Santos Jr. acrescenta que o projeto também trouxe benefícios para a equipe de tecnologia da informação, que passou a ser vista pelos outros departamentos como uma área pró-ativa e envolvida com os problemas da organização. E, animado com a situação, ele afirma que tem estudado outros problemas que possam ser rapidamente resolvidos com o apoio de sua equipe. “Esses projetos dão uma visibilidade muito boa. A TI é considerada meio uma vilã nas empresas e trabalhamos para acabar com essa imagem”, constata.
Fonte: http://cio.uol.com.br/gestao/2010/05/10/como-pequenos-projetos-podem-trazer-grandes-resultados/
